Ospedale oftalmico presso l’Università LMU di Monaco

Ospedale oftalmico presso l’Università LMU di Monaco

“Si sta assistendo a un cambiamento fondamentale nella mentalità degli oftalmologi, al desiderio di accedere a tutti i vari dati da un unico punto”.

Dr. Wolfgang J. Mayer

Caso di studio Ospedale oftalmico presso l’Università LMU di Monaco

Servizi IT professionali di ZEISS

Caso di studio: l’Ospedale oftalmico presso l’Università LMU di Monaco

Il miglioramento dei processi di trattamento dei dati e dei flussi di lavoro in una grande istituzione oculistica richiede di affrontare sfide particolari. Nel 2012 l’Ospedale oftalmico dell’Università Ludwig Maximilian (LMU) di Monaco, Germania, ha installato un sistema di gestione dei dati FORUM® di ZEISS. Ha anche incaricato il team di supporto dei Servizi IT professionali di ZEISS di occuparsi della gestione dei progetti e dell'integrazione del sistema. Due specialisti dell’ospedale, il Dr. med. Wolfgang J. Mayer e il Dr. med. Karsten Kortüm, hanno commentato in un’intervista i requisiti, i risultati attesi e i riscontri positivi del progetto. I punti chiave sono sintetizzati in un caso di studio.

 

Dr. med. Wolfgang J. Mayer

Dr. med. Wolfgang J. Mayer Specialista in oftalmologia e responsabile IT, Ospedale oftalmico presso l’Università LMU di Monaco

“Uno degli obiettivi principali era quello di collegare tutti i nostri vari sistemi di imaging e di salvare a livello centrale grandi volumi di informazioni affinché fossero accessibili a tutti”.
Dr. med. Karsten Kortüm

Dr. med. Karsten Kortüm Specialista in oftalmologia, Ospedale oftalmico presso l’Università LMU di Monaco

“Il collegamento di tutti i sistemi che utilizzano DICOM ha funzionato molto bene, così come il supporto di ZEISS nell’integrazione dei nostri sistemi non DICOM”.

Intervista al Dr. Mayer e al Dr. Kortüm del 30 gennaio 2014

ZEISS: Vi preghiamo di descriverci brevemente la clinica oculistica presso la LMU di Monaco.

Dr. Mayer: La clinica oculistica presso la LMU di Monaco è uno dei più grandi centri oculistici europei e copre l'intero spettro terapeutico della cura degli occhi. Ha giocato più volte un ruolo di primo piano nell’implementazione di nuove tecniche chirurgiche e metodi di imaging. La clinica oculistica della LMU si sforza costantemente di ottimizzare i suoi flussi di lavoro. L'imaging oftalmico sarà incluso nella progettazione di un nuovo centro diagnostico. In generale, la cura degli occhi è in fase di transizione: sta aumentando il valore dei metodi di imaging per le decisioni di trattamento diagnostico, sono disponibili nuovi sistemi diagnostici con funzionalità avanzate e aumenta la necessità di capacità di memoria. Uno degli obiettivi dichiarati di questi sforzi era quello di incentivare la messa in rete dei vari sistemi di imaging, in particolare la memorizzazione centralizzata e la disponibilità di grandi quantità di informazioni. Mentre cercavamo una soluzione adeguata, abbiamo identificato FORUM di ZEISS grazie alle possibilità di gestione delle immagini che offriva, all'integrazione di varie forme di imaging e, soprattutto, all'integrazione del sistema con le cartelle cliniche elettroniche dei pazienti. Per soddisfare anche le esigenze della clinica della LMU relative alla gestione dei dati diagnostici, l'uso di tale piattaforma era ovvio.

ZEISS: L'intenzione era quindi quella di collegare l'infrastruttura esistente ad un archivio elettronico dei pazienti per ottimizzare ulteriormente i flussi di lavoro?

Dr. Mayer: L'introduzione di cartelle cliniche elettroniche nella clinica oculistica come nuovo standard di gestione digitale dei dati dei pazienti era uno dei principali obiettivi di questa ottimizzazione. L'infrastruttura esistente dei sistemi di imaging diagnostico doveva essere collegato alle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti per permetterci di affrontare l'immensa quantità di informazioni in immagini e per strutturare meglio la crescente quantità di dati, rendendola più trasparente

ZEISS: Quindi ZEISS vi ha supportato durante l'integrazione di vari sistemi di imaging, così come delle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti con FORUM?

Dr. Mayer: La necessità di ottimizzare i flussi di lavoro e collegare in rete diversi componenti all'interno della clinica oculistica era una sfida completamente nuova per noi. Per questo motivo, e a causa dell'offerta limitata sul mercato, abbiamo fatto affidamento su un aiuto esterno. Ci venivano offerte soluzioni temporanee per visualizzare le immagini o stamparle in formato PDF. Tuttavia questo non era sufficiente per noi perché eravamo alla ricerca di una soluzione pratica e completa, che potessimo utilizzare anche per gestire i dati dei pazienti, rendendoli disponibili nelle cartelle cliniche elettroniche. Questa soluzione, e in particolare l'integrazione di sistemi di imaging con le cartelle cliniche elettroniche dei pazienti, veniva offerta solo da ZEISS. L'intenzione era quella di risolvere molteplici problemi: dal collegamento in rete dei sistemi, alla logistica fino alla comunicazione tra i vari sistemi. A tale scopo abbiamo lanciato un progetto insieme a ZEISS, il cui team dei servizi IT professionali ha giocato un ruolo fondamentale. L'obiettivo primario era quello di passare da un flusso di lavoro cartaceo a una procedura digitale che incorporasse anche strumenti diagnostici non ZEISS nonché le cartelle cliniche elettroniche dei pazienti, determinando un’ottimizzazione dell'intero sistema.

ZEISS: Com’è stata la vostra esperienza di lavoro con il team dei servizi IT professionali di ZEISS?

Dr. Mayer: Eccezionale. Era evidente che anche ZEISS era molto interessata a ottenere un ottimo risultato per la clinica oculistica. Occorre anche sottolineare la competenza del team IT di ZEISS. Abbiamo risolto insieme tutti i problemi, migliorando sensibilmente i flussi di lavoro nella clinica oculistica. Stiamo ancora lavorando insieme perché emergono sempre nuove esigenze che devono essere integrate nel flusso di lavoro complessivo. ZEISS era ed è ancora interessata a comprendere come lavoriamo e anche i nostri desideri da integrare nella nostra soluzione locale, così come a proporre nuove idee per lo sviluppo del software di FORUM e ottenere così informazioni utili per le versioni future. Proprio come in qualsiasi altra grande impresa simile, non si può ignorare che ci siano alti e bassi. Ma alla fine, abbiamo superato queste sfide e ottenuto un risultato eccezionale.

ZEISS: Prima che il progetto decollasse, prevedevate solo l'acquisto del software di FORUM per risolvere tutti i problemi?

Dr. Mayer: Considerando che volevamo una soluzione completa che integrasse molti sistemi diagnostici differenti di diversi produttori e che combinasse fra loro le cartelle cliniche elettroniche dei pazienti, sapevamo fin da subito che era necessario un linguaggio comune - DICOM -e che sarebbe stato necessario un lavoro di integrazione supplementare . Non ci aspettavamo un prodotto chiavi in mano. Sapevamo che l'interazione tra i singoli componenti ZEISS avrebbe funzionato bene, ma il nostro obiettivo era quello di collegare in rete tutto. Ci aspettavamo che ZEISS fosse all’altezza del compito e le nostre aspettative sono state soddisfatte. Nel complesso, insieme abbiamo creato una buona soluzione di base che potrà essere potenziata e ampliata in futuro.

Dr. Kortüm: L'integrazione di sistemi con interfaccia DICOM ha funzionato molto bene e il supporto che abbiamo ricevuto da ZEISS per l'integrazione di sistemi non DICOM, come la nostra macchina ad ultrasuoni, ha consentito di procedere senza inconvenienti. Diverse interfacce software sono state implementate secondo i nostri desideri. Questo era importante perché un nuovo acquisto avrebbe comportato notevoli costi di investimento. Invece siamo stati in grado di integrare anche questo dispositivo nel flusso di lavoro. Oltre a questa macchina ad ultrasuoni, ZEISS è riuscita a collegare anche ulteriori sistemi senza DICOM. Inoltre si deve anche ricordare che, per il solo fatto che è presente un’interfaccia DICOM, non significa che sistemi diversi possano comunicare automaticamente fra loro. Il team dei servizi IT professionali di ZEISS ha anche dovuto effettuare numerosi adattamenti affinché il flusso di lavoro fosse come lo volevamo.

Dr. Mayer: Attualmente gli oftalmologi stanno rivedendo il loro intero approccio: si stanno allontanando dai singoli esami e richiedendo la disponibilità di informazioni in un unico luogo. Questo rende necessarie la messa in rete e l'integrazione dei singoli sistemi diagnostici e di altri sistemi informatici. L'industria deve anche capire che questa strada deve essere percorsa insieme: indipendentemente dal produttore, per conseguire un flusso di lavoro ottimizzato tutte le informazioni devono essere consolidate e presentate ai medici in modo semplice. ZEISS ha fatto proprio questo concetto ed è certamente un pioniere in questo campo.

Dr. Kortüm: In ultima analisi l'imaging in oftalmologia sta diventando sempre più importante. In oftalmologia, stiamo assistendo a un movimento che ebbe luogo in radiologia 20 anni fa. Siamo ora di fronte alla sfida dell’elaborazione universale delle immagini cliniche, indipendentemente da produttore e modalità. Tuttavia, diversamente dalla radiologia, non è ancora in essere un quadro generale che determini un aumento nella domanda di integrazione.

ZEISS: Come ha funzionato il collegamento delle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti?

Dr. Kortüm: In stretta collaborazione con il nostro fornitore di servizi IT (MIT - Medizininformations-Technologiezentrum), ZEISS ha sviluppato e implementato un'interfaccia tra FORUM e i.s.h. med (nota: cartelle cliniche elettroniche dei pazienti sulla base di SAP R/3). Nella clinica oculistica gli esami non sono richiesti tramite FORUM, ma tramite le cartelle cliniche elettroniche dei pazienti. Ciò presenta diversi vantaggi: gli esami esistenti possono essere visualizzati nella cartella clinica elettronica, incluso un collegamento ai dati degli esami. Questo semplifica la fatturazione e le informazioni esistenti sui pazienti non deve essere re-inserite in tutti i dispositivi. Una volta completato l'esame, i risultati appaiono nella cartella clinica elettronica che informa il medico circa lo stato attuale del paziente. Le immagini cliniche vengono assegnate direttamente al paziente nella cartella clinica elettronica e possono essere prelevate e visualizzate con un semplice clic del mouse. Questa soluzione funziona senza problemi da un punto di vista tecnico, ma i dipendenti devono prima abituarsi al nuovo flusso di lavoro.

ZEISS: Potreste spiegare brevemente il flusso di lavoro?

Dr. Kortüm: I pazienti vengono inseriti nelle cartelle cliniche elettroniche una sola volta. Da queste vengono ordinati diversi esami con vari sistemi. Dopo l'esame, il feedback sul suo completamento viene inviato a i.s.h.med e i dati immagine vengono salvati in FORUM. I medici possono quindi accedere ai risultati degli esami e a qualsiasi anamnesi attraverso le cartelle cliniche dei pazienti.

ZEISS: In che modo questa integrazione vi aiuta nel vostro lavoro quotidiano?

Dr. Kortüm: Nel complesso, ora abbiamo una serie di vantaggi concreti: tutti i dati e le immagini dei pazienti sono ora contenuti nel sistema sotto un unico ID paziente, sia che si tratti di singoli sistemi diagnostici o delle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti. Ora possiamo richiedere esami per i pazienti e la documentazione non va più persa perché tutto si svolge senza carta.

Dr. Mayer: Ora gli esami sono riproducibili grazie al sistema di gestione integrata dei dati. Abbiamo sempre voluto avere una visione d'insieme degli esami già completati e di quelli che potrebbe essere necessario ripetere. Ora siamo in grado di tenere traccia dell'intero processo in qualsiasi momento, con un notevole miglioramento del nostro lavoro quotidiano. Inoltre, possiamo monitorare più facilmente l'andamento delle patologie dei nostri pazienti nel tempo e controllare rapidamente eventuali cambiamenti. Poiché tutte queste informazioni sono integrate, non dobbiamo più cercare in diversi sistemi o nei documenti cartacei. Poiché la piattaforma FORUM lavora con dati grezzi, questi possono essere riprodotti in qualsiasi momento.

Dr. Kortüm: Inoltre, grazie all'integrazione disponiamo di una documentazione completa di tutto il trattamento, il che naturalmente aumenta la nostra sicurezza e, soprattutto, quella dei nostri pazienti.

ZEISS: Siete riusciti a ridurre i costi grazie a questi vantaggi?

Dr. Kortüm: In passato spesso dovevamo inserire i dati del paziente in ogni singolo strumento e stampare immagini per la cartella clinica cartacea. Oggi, dobbiamo solo inserire i dati del paziente una sola volta perché questi vengano poi inoltrati automaticamente ai sistemi di imaging. Le immagini sono quindi disponibili digitalmente come dati grezzi, inclusi tutti i dettagli registrati contemporaneamente. Questo permette naturalmente di risparmiare molto tempo e costi di stampa. Ancora più importante, dal punto di vista medico è irresponsabile documentare un esame OCT solo con una stampa. Questa procedura fornisce semplicemente troppe informazioni. Una diagnosi ottimale richiede tutti i dettagli della scansione, inclusi gli strati raffigurati. Abbiamo già visto casi clinici in cui sono state fatte diagnosi molto diverse quando i medici si basavano unicamente su una stampa. Con la nostra soluzione, possiamo fornire questi dati ai nostri colleghi della clinica oculistica in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione di lavoro. Questo esempio mostra che la piena integrazione di tutti i dati offre notevoli vantaggi per la diagnosi.

ZEISS: Quali consigli potete dare ai colleghi che affrontano una sfida simile?

Dr. Kortüm: Idealmente, si dovrebbero usare solo strumenti diagnostici dotati di interfaccia DICOM perché ciò semplifica notevolmente l'integrazione. Ciò vale in particolare per nuove apparecchiature. Durante la fase di pianificazione concreta, si dovrebbe prima fare un inventario delle apparecchiature esistenti per poi sviluppare un concetto per la loro integrazione. In caso di dispositivi senza interfaccia DICOM, bisogna chiedersi se si vuole veramente affrontare l'integrazione o se non sarebbe meglio acquistare apparecchiature nuove. Questo, naturalmente, comporta di solito un miglioramento nelle capacità diagnostiche.

Dr. Mayer: La creazione di un concetto è un punto chiave. Si dovrebbe considerare in anticipo come sarà la propria infrastruttura e ciò che si aspetta dalla messa in rete e dalla gestione centralizzata dei pazienti. Si dovrebbe anche richiedere la consulenza di esperti che siano in grado di spiegare come potrà essere una tale soluzione per ottimizzare il flusso di lavoro e cosa è necessario per realizzarla. Durante questa fase, abbiamo optato per ZEISS e abbiamo fatto la scelta giusta.

Dr. Kortüm: È una buona idea anche incontrare i produttori di dispositivi diversi. È necessario discutere delle caratteristiche che non possono essere utilizzate senza modifiche e che quindi comportano costi relativamente elevati durante l'integrazione o per lo sviluppo di un'interfaccia.

ZEISS: Raccomandereste il team dei servizi IT professionali di ZEISS ai vostri colleghi?

Dr. Kortüm: Senza dubbio.

Dr.Mayer: Un rapporto stretto e di fiducia con un partner industriale è di vitale importanza quando si tratta di gestire immagini diagnostiche e integrare i vari componenti IT. Non si sta parlando di vendere un prodotto e di quando sono necessarie manutenzione e riparazioni. La domanda è come funzionerà la soluzione totale e se migliorerà i flussi di lavoro. Con ZEISS, abbiamo trovato un partner affidabile.

Dr. Kortüm: Siamo stati in grado di implementare tutte le nostre richieste ed esigenze nella misura consentita dal software dei diversi componenti. Non è possibile compensare ogni debolezza nel software, ma questo non è colpa del team. Tuttavia tutto ciò su cui il team di professionisti IT è intervenuto, ha funzionato alla perfezione e continua a farlo.

ZEISS: Grazie per l’istruttiva discussione.

Leggi l’intervista integrale al Dr. Wolfgang J. Mayer e al Dr. Karsten Kortüm
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